Todos los requisitos anteriores deben constar en el expediente administrativo y adicionalmente debe emitirse un acto en el cual se contemple la motivación que justifique esta decisión, acto que debe emitirse dentro del plazo de los seis meses siguientes a la finalización del contrato inicial.
Este acto debe ser emitido por quien tenga competencia para adjudicar, siendo éste el que contenga la decisión en que se funde el nuevo contrato.